В целях организации качественного труда каждое предприятие использует свои персональные правила, условия, определяет систему рабочего процесса и подбирает сотрудников в свой штат. Чтобы соблюдать порядок, дисциплину и непрерывное течение производства, существуют определённые инструкции. Они облегчают контроль, устанавливают регламент, вносят ясность в полномочия работников.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это руководство для отдела кадров, применяемое при выборе кандидатов на вакантное место. В ней оговорено поле деятельности работника, кадровые задачи и вопросы, делопроизводство. Именно должностная инструкция является основанием для оценки компетентности работника при первичном трудоустройстве, перемещении его в другой филиал, увольнении, переподготовке или зачислении в резерв штата предприятия.
Данный тип устава не имеет стандарта, так как любая организация самостоятельно формирует описание той или иной должности, согласно своим запросам и особенностям сферы деятельности. Как правило, этот документ разрабатывается ответственным лицом департамента непосредственно для тех, кто находится в его подчинении.
Данный документ составляется в трёх экземплярах и направляется для ознакомления:
- В кадровую службу.
- Руководителю подразделения.
- Сотруднику.
Комплект должностных инструкций охватывает все функции коллектива и равномерно распределяет нагрузку между сотрудниками с учётом степени их квалификации. Каждое руководство пользователя определяет отличие от всех иных функциональных обязанностей.
Ответственность за полноту обеспечения условий для соответствия требованиям охраны труда несёт глава отделения. Ответственность за пригодность к той или иной специальности возлагается на представителя HR.
Что такое рабочая инструкция
Рабочая инструкция разрабатывается для достижения наилучших результатов при выполнении конкретных видов работ. Необходимость составления указанного документа является обязательной для компаний/фирм, в штате которых состоят 3 и более сотрудников.
Содержанием рабочей инструкции является подробное описание базовых правил выполнения определённого процесса или конкретного этапа работы. Другими словами, это изложение чёткого алгоритма действий, позволяющего работнику безошибочно выполнить поставленную(-ые) задачу(-и).
Для облегчения восприятия текст рабочей инструкции должен быть кратким, изложенным понятным языком. Схема(-ы) и/или изображение(-я) – простыми, без лишних деталей.
Необходимо обозначить, что сотрудник может придерживаться нескольких инструкций одновременно, каждая из которых составляется для разных направлений. Такую систему удобно применять в ситуациях, связанных с уходом работника в отпуск, отъездом в командировку, при передаче дел перед внезапным увольнением. Благодаря этому взаимозаменяемое лицо получает возможность перейти к выполнению новой задачи без промахов, потери эффективности работы.
Без рабочей инструкции невозможно обойтись на производствах с проблемными цехами. В регламенте таких предприятий предусмотрена любая вероятная совокупность непредвиденных обстоятельств и варианты их безопасных решений.
Что общего между должностной и рабочей инструкциями
По сути рассматриваемые типы устава являются разнонаправленными руководствами. Однако существует ряд объединяющих их параметров.
Как рабочая, так и должностная инструкции:
- Являются документами.
- Составляются индивидуально на всех предприятиях, с учётом отрасли, вида деятельности, масштаба производства, штатного состава.
- Не регламентируются государственными законами.
- Не имеют шаблонов, т.е. содержание инструкции допускается менять, корректировать на усмотрение любой отдельной организации.
- Обязательны для ознакомления и подписания работником до вступления в должность, выхода на стажировку, начала работы, перехода к выполнению возложенных на него обязанностей.
- Официальная и функциональная ответственность закрепляется на уровне нормативной документации.
- Вышеуказанные документы должны храниться у каждого сотрудника в течение всего периода трудовой деятельности на данном предприятии.
Чем они отличаются
Разница между вышеописанными категориями документов заключается в самой сущности обозначений.
Рабочая инструкция есть не что иное, как перечисление функциональных обязанностей работника. В ней содержатся детализированные указания, подробности выполнения, последовательность и периодичность конкретного вида работ/обязанностей. Должностная же инструкция носит исключительно рекомендательный характер. Здесь перечислены общие сведения, положения о должности, правах, основных функциях, полномочиях, системе взаимосвязей с другими сотрудниками.
То есть, должностная инструкция определяет и, одновременно, даёт возможность рационализировать функциональность того или иного подразделения предприятия, устанавливает равномерную загрузку сотрудников штата. В отличие от этого инструкция рабочая указывает на индивидуальный участок работы для одного человека. Одна способна улучшить микроклимат, предусмотреть конфликты, повысить эффективность морального и материального стимулирования работников, вторая повышает продуктивность, улучшает качество производства, помогает сэкономить время труда, упростить задачи.
Учитывая особенности должностной инструкции, работника можно перевести на другую должность, повысить его квалификацию, увеличить оклад, оценить уровень компетентности. Рабочая просто характеризует действия и предназначена, в основном, для подчинённых.
Первое руководство формирует начальник подразделения. Второе может корректировать работник, согласовывая в последующем внесённые изменения с непосредственным начальством.
