Что бы понять и разобраться в отличиях офиса от кабинета, требуется сначала определить их предназначение в современном трудовом процессе организации.
Общее определение офиса(англ. office) звучит так — помещение в котором располагается официальное представительство организации(фирмы), с ее сотрудниками и руководящим составом. То есть, помещение, где находятся их рабочие места. Соответственно, для качественного выполнения работы, эти места должны быть организованны таким образом, чтобы рабочий процесс был максимально комфортным и эффективным. Главная задача, это спроектировать офис таким образом, что бы рабочие процессы имеющие место в организации выполнялись в соответствии с поставленными задачами.
В современных бизнес-процессах, сейчас приняты разделять рабочие места следующим образом:
- Офис открытого типа.
- Кабинетные офисы.
Рассмотрим назначение каждого вида и различие между ними.
Офис открытого типа (open space) и его предназначение
Данный вид офиса – это достаточно большие помещения, рассчитанные на большое количество рабочего персонала. Рабочие места офисных сотрудников разделены между собой перегородками небольшой высоты, изготовленные из пластика или других материалов. Так же возможно дополнительное разделение на конкретные рабочие группы(отделы) с помощью мебели: стеллажей, шкафов.
Офис открытого типа
Планируют разделение с учетом количества служащих в каждом отделе и возможному перемещению по офису в рамках рабочего процесса. Офисную оргтехнику размещают в местах пересечения маршрутов персонала, с целью использования сразу несколькими отделами.
Офис кабинетного типа и его назначение
Это офисы традиционного типа, состоящие из отдельных, изолированных комнат и предназначенных для работы, в которой требуется определенная степень уединения и спокойствия. Как правило это финансовые отделы(бухгалтерия, отдел планирования и т.п.), юридический отдел организации, отдел системного администрирования, дизайна и архитектуры.
Кабинет
Находятся в них от двух до пяти человек, очень часто там же рабочее место и руководителя отдела. Все, что нужно для нормального обеспечения рабочего процесса, находится в пределах кабинета: оргтехника, рабочие и архивные документы, запас канцелярии.
Что общего у открытого и кабинетного офисов?
В каждом случае, для удобства и более продуктивной работы, на небольшой площади собран коллектив, выполняющий функции одного вида деятельности. Этим формируется небольшое, внутреннее, рабочее сообщество, что дает достаточно высокую производительность в поставленных задачах.
Главные и существенные отличия офиса и кабинета
Отличия заключаются в рабочем предназначении, коллективности, экономичности и приспособленности каждого из видов.
Рабочее назначение
Офис открытого типа подходит для одновременного выполнения работы различных видов деятельности на одной большой площади. Без особого ущерба для производственного процесса, совместно могут выполнять свои функции колл-центры, рекламные отделы, отделы по продажам и закупкам, проводиться маркетинговые исследования и опросы, работать программисты и верстальщики. Любые другие виды деятельности, не требующие определенной уединенности могут плодотворно трудиться вместе с остальными.
В кабинетах же, из-за небольшой площади, может располагаться отдел, занимающийся только одним направлением.
Коллективность
Открытый офис подразумевает усиление чувства принадлежности ко всему коллективу, поднятие командного духа, высокой динамикой рабочих процессов и более тесной коммуникации между сотрудниками всей организации.
Экономичность
Большие площади для размещения открытого офиса, ограниченные только наружными стенами и зонирование рабочих мест с помощью перегородок намного выгоднее, чем аренда кабинетов на такое же количество сотрудников. Так же достигается экономия средств при закупке оргтехники. При грамотном планировании рабочих зон и маршрутов служащих, одним комплектом оргтехники могут пользоваться три-четыре отдела. Если такую же схему использовать в другом случае, то это становится невыгодно в плане затрат по времени.
Приспособленность
Из существенных недостатков открытых офисов можно выделить недостаточную зрительную и звуковую изоляцию. Что очень важно для производственного процесса и в случае необходимости сохранения коммерческой тайны внутри отдела. Так же достаточно проблематично будет обустройство рабочего места начальника отдела, которому требуется определенное уединение и спокойствие. Впрочем, если руководство считает, что начальник отдела должен быть всегда на виду и служить примером для своих подчиненных, возможно использование кабинетов со стеклянными дверями и стенками.
Из всего этого можно сделать вывод, что выбор офиса зависит от многих факторов. И в современном ведении бизнеса, руководствоваться, наверное, следует направлением его ведения.
