Если рассматривать термин «документация» в самом общем смысле, то под ней принято понимать совокупность документов, точнее, данных, документированных как на бумажных, так и на цифровых носителях, и способ оформления таких данных для учета.
Рассматривая и сравнивая рабочую и исполнительную документацию, необходимо учитывать, что данная терминология используется в сфере строительства и капитального ремонта, где разница понятий имеет принципиально важное значение.
Рабочая документация
Под данным видом документации понимают все текстовые и графические документы и данные, необходимые для реализации утвержденного проекта строительства или капитального ремонта объекта недвижимости.
В состав такой документации могут входить чертежи, планы, спецификации объектов и оборудования, сметы, расчеты и любые другие документы, несущие в себе данные и информацию, необходимые для работы. Рабочая документация – это, своего рода, руководство к действию для строителей. Она призвана помочь качественно, скоро и по всем правилам произвести требуемые строительные работы.
Исполнительная документация
Исполнительная документация включает в себя все текстовые и графические материалы, в которых зафиксировано фактическое исполнение проектных решений, фактическое положение объектов строительства и результаты проведенных проверок и испытаний инженерных систем или проведенных наладочных работ.
Такого рода документы фиксируют условия, время, процесс, результаты проведения работ и технических проверок готовности рабочих систем, а также список ответственных за каждый этап строительства лиц. К данным документам можно отнести акты приемки, журналы проведения работ, акты испытаний систем, акты освидетельствования скрытых работ.
Сравнивая два вида документации из общего можно выделить только сферу их применения. В остальном же их разница принципиальна и очевидна.
Сравнение
Время формирования
Рабочая документация формируется на стадии подготовки к строительству или капитальному ремонту объекта. Она формируется как в процессе проектирования, так и до самого начала фактического строительства.
Исполнительная документация оформляется в процессе проведения работ до самого момента сдачи объекта в эксплуатацию.
Функциональное значение
Полнота и точность представленных данных в рабочей документации имеют важное значения для успешного проведения строительных работ. Детальная проработка и расчет данных на этапе подготовки позволит избежать потери времени на доработку проекта и изыскании дополнительного финансирования, а также не позволит неоправданно затянуть строительство.
Исполнительная документация крайне важна, так как до принятия объекта государственным органом надзора и контроля в сфере строительства, является основной доказательной базой соблюдения застройщиком всех технических регламентов и строительных норм. Каждый акт проверки или журнал проведенных работ несут в себе информацию о качестве и правильности проведения строительных работ.
Важность документации в процессе эксплуатации объекта
Рабочая документация крайне важна в процессе проведения ремонтных или строительных работ, а также эта информация станет основой решения спорных вопросов между заказчиком и исполнителем работ.
Исполнительная документация не теряет своей важности и после исполнения договора и передачи объекта строительства собственнику, так как в ней отражены многие технические характеристики самого объекта, его инженерных систем, а также данные об условиях и возможностях эксплуатации.
Хранение документации
После завершения строительства (капитального ремонта) и сдачи объекта рабочая документация хранится у организации ее составлявшей. Это может быть как заказчик работ, так и их исполнитель. Исполнительная документация, ввиду особой важности в процессе эксплуатации объекта, всегда хранится либо у собственника недвижимости, либо в управляющей компании.
Законодательное регламентирование
К рабочим документам и их объему в законодательстве нет строгих требований. Их всесторонняя проработка, полнота и точность необходимы, в первую очередь, самим застройщикам, как заказчику, так и исполнителю, поэтому они заинтересованы провести этот этап качественно.
Зато необходимый состав и нормы правильного ведения исполнительной документации регламентированы специальным документом – РД-11-02-2006, потому как правильно составленные исполнительные документы значительно облегчают работу по приемке объекта строительства или капитального ремонта органом государственного строительного надзора и дальнейшую эксплуатацию данного объекта.
Вывод
Рабочие и исполнительные документы крайне важны каждый на своем этапе капитального строительства. Именно поэтому к данным учета и оформлению документов необходимо относиться более чем серьезно и ответственно, так как опечатка в цифровых данных, графическая ошибка в чертеже или отсутствие второстепенной подписи на акте может повлечь крупные неприятности, вплоть до затянутого процесса строительства или отказа в приемке объекта государственным органом надзора.
